公開日 : 2023/11/10
1947年に創業した株式会社イカロスはスタッフ人数５０名以上、部屋数１０部屋のポスプロセンターを含む、日本テレビグループの総合プロダクション。
紙ベースで行っていたスケジュール管理をDX化するためスケジュールマスターを採用。
導入後の変化についてお伺いしました。
【導入～運用】
Q、導入実績について教えてください
２０２３年の５月からです。
スタジオ案内板のサイネージ化の為だったのですが、結果的に日々1時間ほどスケジュール関連の作業時間が削れています。
Q、導入した理由について、もう少し詳しく教えてください。
導入前は基本的に全て紙で管理をしていました。各部屋・各フロア・入口にある案内板も全て印刷した紙を毎日張り替える形です。
「こんな時代だからサイネージにしよう」という話から、スケジュール管理からメール連絡まで一括でやれるものを探しました。
いろいろな製品と比べて、「スケジュールマスターが結構お安い！」ということで、導入しました。
Q、スケジュール管理についてはどう運用していますか？
２週間に一度作るシフト表に合わせてスケジュールマスターに登録しています。
変更がある場合は、その都度行っています。
うちの場合は一人でスケジュールマスターの管理をやっているので、
まだスケジュールマスター 一本にはせず、従来のシフト表と並行して使っています。
Q、リマインドメールについてはどう運用していますか？
スタッフに翌日のスケジュールを送るリマインドメールが自動配信される仕組みが便利ですね。
メールが自動送信される間際の変更は、読み込み直しの時間も考えて、ざっくり30分くらい幅をもって動いています。
Q、伝票周りはどう運用していますか？
伝票については元々使っているソフトがあるので、スケジュールマスターから元データを集めて流し込む形を取っています。
サイネージ化された案内板
【メリット・使用感】
Q、導入して感じるメリットは？
やっぱり紙から【デジタル化】できたのは大きなメリットです。
例えばスケジュールを各場所に張り替える労力・スタッフにメールする労力など……いろいろな点で無駄が省けるようになりました。
全部ではありませんが、大きな範囲での時間コストが削減でき、仕事も効率的になりました。
Q 具体的に、どう変わりましたか？
スケジュールマスターの導入前は、フロアごと・部屋ごとにスケジュールの紙を印刷して貼っていました。毎朝のルーチンでしたが、これが全て無くなったので出社時間が9時から9時30分に・・・30分も遅くなりました。朝の時間は貴重なので、とても有難いです。
また各スタッフに翌日の予定を送っていたリマインドメールが完全に自動化できました。
毎日３〜４０人に手作業で送っていたのでかなりの時間が作れました。
スタッフに送信されたメール内容を一応チェックしてますが……定型で送られてくるため人為的ミスがなく、気になる部分の確認だけで済んでいます。
変更・外部のフリーランスへの伝達も、自分のメールにCCで送ってチェックしています。
Q、導入してわかった点などはありますか？
一気に全てを変更・デジタル化するのではなく、従来のやり方やソフトと一緒に…ハイブリットで使えるのがありがたいです。
特にうちでは、請求書の発行などは既に別のシステムのものもあり、「本当に欲しい、最低限の機能」が手に入るのは良かったです。
他社のシステムは色々付けすぎていて分かりづらかったり、要らない機能も使わないといけなかったりしますが、スケジュールマスターはシンプルで、必要な部分だけ選択して移行しやすい設計だと思いました。
【今後に向けて】
Q,社内での運用課題や今後に向けて
最近は会社支給のiPhoneからスケジュールマスターを見られるようになったので、共有が進んでいます。スタッフも番組ごとやスタッフごとで確認ができるので全体の動きが分かりやすくなったみたいです。
Q、改善してほしい部分はありますか？
案内看板のタイトルを表示できる文字数ですね。もう少しタイトル部分を多く表示してほしかったんですが、これは早急に対応していただけるということで安心しています。(注：現在は対応済)
あとは見やすさなどの問題はブラウザによって違うので、使っているうちにまた希望がでるかもしれません。まぁG-CaLさんは対応が早いので、その都度相談させてもらいます（笑）